Как не провалить грантовую отчетность из-за ошибок в фотоотчете

Заявка на грант фиксирует, что подрядчик обязан показать на фото. Отклонение от техзадания означает доработки и финансовые риски. Кейс Nikitadev про то, как система держит формат приёмки автоматически.



Как процесс выглядел на протяжении пяти лет Весь рабочий процесс держался на электронных таблицах Google Sheets и человеческом терпении:

фотографы снимали подряд, не привязываясь к позициям сметы;

менеджеры распечатывали более 20 листов и вычёркивали пункты, опираясь на интуицию;

архив из тысяч кадров разбирали вручную через Telegram;

к завершению проекта накапливалось свыше 5000 фотографий, причём до половины из них оказывались дубликатами одного и того же ракурса, а строка, соответствующая второму дню монтажа, могла остаться незаполненной.



Такие пустые строки заказчик вырезал из оплаты. Передать ведение проекта другому менеджеру было невозможно: специфику площадки знал один человек.

Что было сделано Поверх привычных таблиц выстроили контур автоматизации бизнес-процессов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение на площадке, модерация, готовый DOCX-документ по шаблону заказчика. Теперь фотограф просто открывает карточку позиции, где уже выбраны день и блок, а внутри содержится название, блок сметы, контакты ответственного лица и, при необходимости, образец. Снятый кадр мгновенно встраивается в структуру сметы. Необходимость в общем чате для разбора фотографий полностью отпала.

Если раньше на цикл отчётности уходило 640 человекочасов, то теперь всего 64. Процесс разбора снимков ускорился в 10 раз, а сборка итогового документа занимает примерно 3 часа вместо прежних 320.

Количество правок от заказчика сократилось втрое: отчёт формируется сразу в нужном для приёмки формате - с указанием позиции, времени, места и дня.

Что ещё освещено в статье Почему на одну строку сметы часто требуются два кадра, и как эту задачу решили с помощью двух слотов на позицию.

Как две недели работы в полях - с непосредственным участием в монтаже и съёмках - выявили проблемы, о которых заказчик даже не подозревал. Контроль прорабов и бригад внедрили уже после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, после чего задача автоматически уходит бригаде с указанием срока исправления.

Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного рабочего контура за 8-12 месяцев. При наличии готового решения сроки сокращаются до 3-4 месяцев.

Расчёт было и стало для каждого этапа и итоговая экономия, составившая 576 человекочасов.



Автор материала - Никита Вешняков, инженер-программист, руководитель студии Nikitadev. Теперь новый сотрудник включается в проект примерно за один час. Ранее на этот процесс уходили недели работы с архивами и распечатками.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/